Un sistem de management al documentelor, de fapt este un software sau chiar un set de aplicatii software. Aceste softuri pentru managementul documentelor, de obicei furnizeaza module cu rol de stocare, securitate, versionare, indexare si nu in ultimul rand indexare rapida a documentelor.
Veti afla in randurile care urmeaza, de ce este importanta gestionarea documentelor, asa ca va invitam sa parcurgeti acest articol pana la sfarsit. Iata asadar care sunt cele mai importante detalii pe care trebuie sa le cunosteti!
Importanta gestionarii documentelor
Multe organizatii gestioneaza astazi o conglomerare de informatii de hartie si digitale. Continutul poate fi oriunde: fisiere electronice, documente de hartie, foi de calcul, fisiere scanate si imagini. Documentele pot se pot stoca printre altele in retele publice sau private, unitati partajate, hard disk-uri, dulapuri de arhivare, sau chiar si pe e-mail; care reprezinta inca o cantitate semnificativa de documentatie corporativa.
Depozite multiple de informatii prezinta provocari. Organizatiile se confrunta cu un risc mai mare de fisiere deteriorate sau pierdute, erori si concedieri. Depozitarea hartiei poate necesita un spatiu fizic semnificativ.
Este posibil sa nu existe o memorie corporativa colectiva sau un mod usor de a gasi continut valoros in intreaga companie. Mai mult, gestionarea corecta a inregistrarilor devine un imperativ legal.
O platforma de gestionare a documentelor poate integra documente disparate pentru un control mai mare, acces si eficienta de proces. Ofera avantaje semnificative in ceea ce priveste regasirea informatiilor, securitate, guvernanta si costuri mai mici ale operatiunilor.
„Orice organizatie care necesita stocarea si regasirea structurata a documentelor poate beneficia de investitii intr-un sistem de gestionare a documentelor (DMS)”, spun expertii de la business.com.
„Nu numai ca economiseste timp si bani, dar asigura urmarirea documentelor sensibile, aratand cine le-a accesat, cand si orice actiuni care au fost efectuate pe document. Acest tip de urmarire ofera software-ului DMS cea mai mare valoare, protejand organizatiile impotriva proceselor, amenzilor si penalitatilor”.
Caracteristici cheie ale gestionarii eficiente a documentelor
Software-ul de gestionare a documentelor arhiveaza automat, capteaza si stocheaza volume mari de continut. Optimizeaza procesul cu caracteristici precum ofera si consolidarea informatiilor, colaborare, cautare si regasire, securitate si flux de lucru. In plus, cele mai bune platforme ofera cloud, analiize si inteligenta artificiala (AI) in vederea maximizarii modului in care intreprinderile capteaza si controleaza informatiile.
Multi analisti de afaceri trebuie sa angajeze experti tehnici pentru a crea sabloane de sistem pentru clasificarea tipurilor de documente noi. Cautati servicii de captare activate AI care sa elimine nevoia de sabloane. Aceste solutii pot fi configurate si actualizate de catre personal non-tehnic, permitand un timp mai rapid de valorizare.
Organizatiile care utilizeaza aplicatii de captare a datelor in spatii ar trebui sa cheltuiasca mai multi bani in vederea implementarii serverelor suplimentare. Cautati un serviciu de procesare a documentelor din cloud care sa poata oferi scalabilitate atunci cand creste cererea pentru captarea documentelor. Folosirea unui serviciu bazat pe cloud micsoreaza semnificativ costurile de implementare si gestionare a serverelor in spatii.
Organizatiile nu dispun de modalitati de clasificare si indexare a datelor sensibile in documente inainte de a fi trimise in sistemul de management. Cautati instrumente care indica datele protejate, astfel incat acestea sa poata fi redistribuite sau directionate catre fluxuri specificate. Aceasta reduce riscul de nerespectare si permite un raspuns mai rapid atunci cand sunt introduse noi cerinte de conformitate.
Organizatiile au milioane de documente in depozite, dar nici o modalitate de a le pune la dispozitia oamenilor de stiinta pentru analize. Cautati o solutie care sa poata prelucra mai multe tipuri si machete de documente si care poate sa utilizeze strategii de extragere a datelor, cum ar fi recunoasterea optica a caracterelor (OCR) si potrivirea perechii cheie-valoare. Exportul intr-un format comun JSON ajuta, de asemenea.
