In ultima vreme sunt tot mai multe firme din tara noastra care aleg sa isi externalizeze partea de arhivare a tuturor documentelor spre o firma specializata.
Cu toate astea serviciile de prelucrare arhiva sunt vazute in mod diferit de fiecare persoana in parte in functie de modul in care fiecare persoana percepe activitatea aceasta.
Explicatia este destul de simpla: lipsa informatiilor precum si numarul redus al firmelor care ofera serviciile de management al documentelor de calitate fac ca aceste servicii sa fie ori foarte apreciate ori evitate.
In momentul in care va alegeti sa colaborati cu o firma care este specializata in acest domeniu, va recomandam sa urmariti ca aceasta sa vina si cu solutii si nu doar cu simple servicii. E nevoie si de o cercetare a pietei pentru a putea identifica echipa care merita sa va fie partener insa pana cand ajungeti acolo va recomandam sa treceti in revista mai multe dintre beneficiile arhivarii. Sunt mai multe avanjate ale acestor servicii.
Costurile sunt mai mici. Putem sa obtinem avantajele maxime cu minimul de resurse. Cum se aplica regula aceasta in cazul arhivarii? Este foarte simplu. E mult mai intelept sa aveti toate aceste servicii externalizate decat sa va straduiti sa le faceti chiar voi intern.
Este drept ca rezultatele sunt acelasi la final dar cheltuielile in mod sigur nu. Va recomandam sa lasati profesionistii sa se ocupe si de arhivarea acestor documente si echipa voastra se poate concentra doar pe cresterea afacerii.
Cei mai multi antreprenori nu doar ca isi cuta mai multe solutii pentru a putea reduce sau elimina cu totul unele cheltuieli. Si arhivarea electronica dar si cea fizica pot sa fie o buna solutie in sensul acesta. Pentru a stoca documentele este nevoie sa aveti un spatiu amenajat special in scopul acesta. Legile prevad anumite conditii de pastrare pentru o mentinere mai buna a arhivei.
Odata ce v-ati decis sa apelati la o firma care poate sa va ofere serviciile de arhivare electronica si costurile companiei vor fi reduse. Legile va obliga sa pastrati o parte din arhiva fizica pentru o anumita perioada desi e scanata tinand cont de importanta documentelor. In lipsa unui spatiu solutia e de a da documentele catre pastrare la un centru autorizat si de cele mai multe ori chiar firmele care va ofera serviciile de ahivare sunt cele care fac si depozitarea.
Respectarea unui ciclu de viata al documentelor electronice si fizice si distrugerea celor care au expirat reduce si costurile pentru mentenanta dar si cele pentru depozitare.
Arhivarea documentelor nu reprezinta numai impachetare alor in cutii si dosare. Acesta reprezinta numai unul din pasii unui proces fizic de arhivare, alaturi de sortare, de fondare, de selectionare si de ordonare. La baza procedeului acestuia stau niste nomenclatoare arhivistice care stabilesc si tipul de documente dar si termenii de pastrare a lor. Pentru arhivarea electronica si pentru identificarea documentelor necesare se va face la fel de rapid depozitarea utilizand indecsi. Fie ca veti alege sa externalizati serviciul sau sa faceti si o arhivare interna ea va avea un impact urias.
